Przy załatwianiu spraw w formie pisemnej należy przestrzegać następujących zasad :

• Każde pismo musi być złożone w kancelarii Zarządu Zieleni Miejskiej
• Pismo należy opatrzyć datą, podać dokładny adres oraz telefon kontaktowy oraz przedstawić rodzaj sprawy do załatwienia.
• W przypadku zamawiania usługi należy podać dokładny adres gdzie usługa ma być świadczona telefon kontaktowy do ewentualnych szczegółowych ustaleń lub rozstrzygnięcia wątpliwości oraz formę rozliczenia za wykonaną usługę.
• Każdą sprawę należy przedstawić w odrębnym piśmie.

W przypadku zapytań lub wyjaśnień w formie telefonicznej należy :

• Przy znajomości numeru wewnętrznego lub nazwiska pracownika działu zajmującego się interesującą nas sprawą, po zgłoszeniu się automatu z nagraniem powitalnym należy wybrać z klawiatury numer wewnętrzny i czekać na zgłoszenie się pracownika działu.
• Przy nieznajomości numeru lub nazwiska pracownika należy poczekać na zgłoszenie się sekretariatu przedstawić krótko sprawę do załatwienia i poczekać na przełączenie rozmowy do odpowiedniego działu.